KI-gestützte Fotoerschließung im Stadtarchiv Heilbronn

Abstimmung für ein tolles Projekt im eGovernment-Wettbewerb

Noch bis zum 14. August 2020 kann das einzige Archiv, das es in die Endrunde des 19. eGovernment-Wettbewerbs geschafft hat, mit einer Stimme unterstützt werden.

“KI für Mediendaten im Stadtarchiv” lautet der Titel des gemeinsamen Projekts der Stadt Heilbronn und The Chainless GmbH, Freiburg. Ein Bestand von über einer Million Fotos ab 1842 mit einem Zuwachs von 5.000 weiteren jährlich stellen das Stadtarchiv wie viele andere vor die Herausforderung, die Bilder nicht nur zu verzeichnen, sondern die verfügbaren und erkennbaren Bildinformationen adäquat zu erfassen. Die Projekt will also:

Für mehr Fotos – zeitnaher Informationen sichern – gleicher Personalaufwand – Wissen bewahren.

aus der Projektpräsentation

Das Ziel: automatisierte Verschlagwortung von einer Million Bilder

Zur Abstimmung hier entlang.

Weitere Informationen: https://archive20.hypotheses.org/9331

Wir sind gespannt auf die weitere Entwicklung!

Fotos in Archiven: Bewertung und Kassation von Fotobeständen

Vortrag von Tanja Wolf, Stadtarchiv Worms, auf der Fotofachtagung am 28.11.2014 in Worms

Fotobewertung: Präsentation (PDF)

Einleitung

Zu Beginn der Fotografiegeschichte war das Fotografieren noch ein Handwerk, das spezielle Kenntnisse erforderte, bis es sich im Laufe der Zeit zum Massenmedium wandelte. Durch die Digitalfotografie und ihre rasante Entwicklung in den letzten zehn Jahren ist es mittlerweile möglich, dass jeder alles fotografieren kann, ob nun mit dem Handy oder einer professionellen Spiegelreflexkamera. Bilder entstehen im Sekundentakt. Das eröffnet viele Chancen für die zukünftige bildliche Überlieferung einer Stadt. Das eröffnet aber auch viele Probleme. Immer mehr Dienststellen haben einen eigenen Fotoapparat. Wo früher ein Bild ausreichte, sind es heute hunderte. Gleichzeitig steigen die Erwartungen der heutigen und zunkünftigen Benutzer, die eine Übersicht möglichst vieler Fotos aus verschiedenen Blickwinkeln haben wollen, um ihre Auswahl selbst zu treffen, ohne aber lange suchen zu müssen – möglichst verfügbar im Internet.

Noch dazu haben Archive, anders als im Falle der städtischen Akten, keine Monopolstellung, wenn es um Bilder geht. Immer wieder werden uns Fotos von Privatpersonen angeboten, die erst wenige Jahre alt sind, mit der Begründung: Die habt ihr noch nicht. Für Archive, gerade im kommunalen Bereich, stellt sich angesichts der zunehmenden Bildermasse die Frage, wie damit umzugehen ist. Dabei sind Fotos in Archiven nicht selten ein merkwürdiges Phänomen: Während viele nach wie vor wie Stiefkinder im Dunkeln der Magazine und Karteikästen auf ihre Erschließung warten, scheuen auch Archivare davor zurück, Bilder tatsächlich zu vernichten – als würden sie den vergangenen Augenblick zerstören, den das Foto eingefroren hat. Wir verbinden vieles mit Bildern im Kopf oder außerhalb davon, und der Schein der besonderen Authentizität und hohen Anschaulichkeit ist Fotos trotz der schon vor langer Zeit erkannten Möglichkeiten der Manipulation nicht verloren gegangen.

Nach einer kurzen Übersicht über unserer Fotobestände, um zu zeigen, von welchen Voraussetzungen ich ausgehe – ohne Kontext geht es eben nie – möchte ich anhand von drei Beispielen Überlegungen zur Bewertung und Kassation von Fotografien vorstellen, die im Rahmen der Erschließung unserer Bestände entstanden sind.

Die Fotobestände im Stadtarchiv Worms

Neben zahlreichen Fotos in den Sachaktenbeständen und Nachlässen in unbekannter Höhe verfügt das Stadtarchiv über 16 Fotobestände und eine digitale Fotosammlung. Anders als in vielen Archiven sind dies überwiegend keine Sammelbestände, sondern vor allem provenienzmäßige Nachlässe von Fotografen und der städtischen Fotoabteilung. Insgesamt schätzen wir die Gesamtzahl der Bilder in diesen Beständen auf etwa 560.000 in den verschiedenen Formen: Glasnegativ, Kleinbildfilm, Planfilm, Positiv, Dia, Digitalfoto, wobei die Negative im analogen Bereich deutlich überwiegen, auch das ein Sonderfall im Vergleich zu vielen anderen Archiven. Davon zu trennen sind die Digitalisate, die in der alltäglichen Arbeit von vorhandenen Archivalien angefertigt und als reine Reproduktionen außer Acht gelassen werden. Postkarten und Fotoalben sind jeweils in einem eigenen Sammelbestand zusammengefasst und hier ebenfalls nicht berücksichtigt. Die Fotos haben hauptsächlich dokumentarischen Charakter, kaum künsterlischen. Sie stammen aus den Bereichen der Pressefotografie, Tourismusartikel- und Postkartenproduktion, sind städtische und private Auftragsarbeiten; hinzu kommen einige vor allem ältere Atelieraufnahmen. Etwa 25.000 Verzeichnungseinheiten sind über die Archivdatenbank bereits erschlossen, zwei analoge Bestände mit Findbüchern vollständig abgeschlossen. Grundlegende, aber meist unvollständige Metadaten liegen zu allen Bildbeständen vor.

Angesichts der Mengen, die von den im Rathaus produzierten und gespeicherten Fotos mit und ohne Aktenzusammenhang vermutlich bei weitem übertroffen werden, fiele es schwer, nicht von einer Bilderflut zu sprechen. Adäquate Lagerung bzw. Speicherung ist hier nur eine von vielen Herausforderungen – klimatisierte Regalflächen und Serverspeicherplatz mit entsprechenden Sicherheitsvorkehrungen verursachen laufende Kosten in nicht zu unterschätzender Höhe. Eine besondere Schwierigkeit für eine umfassende und zügige Erschließung sind die oft fehlenden Metadaten, nicht nur ein Problem der älteren Fotos. Ohne diese Kontextinformationen, wenigstens in rudimentärer Form, sind die Bilder nur eingeschränkt nutzbar, das ist nicht erst seit den Diskussionen um die Wehrmachtausstellung 1999 bekannt. Da Fotos immer häufiger selbst Gegenstand oder Teil der wissenschaftlichen Forschung werden und nicht mehr nur schmückendes Beiwerk sind, werden auf seiten der Nutzer nach unseren Erfahrungen zwar langsam, aber verstärkt weiterführende Informationen nachgefragt – und schon die Verwendung als Illustration ist ohne Kontext problematisch, da Fotos nie für sich selbst stehen und von alleine selten mehr als 1000 Worte sagen können.

Axel Metz, der sich eingehend mit dem Thema Fotobewertung beschäftigt hat, stellt fest, dass eine Bewertungsdiskussion für Sachakten in den vergangenen Jahren häufig durch Platzmangel angestoßen wurde und da Fotos im Vergleich weniger Platzprobleme aufwerfen, stehen sie dementsprechend weniger im Fokus. Eine Diskussion rund um Fotobewertung kommt nur schleppend in Gang und immer noch wird die Meinung vertreten, man könne es zukünftigen Generationen überlassen, das Bedeutsame auszusieben, und vorerst auf die archivische Verzeichnung von Bildmaterial verzichten.

Dabei ist weniger die pure Masse ausschlaggebend für die Bewertungsnotwendigkeit, als vielmehr die Frage der Archivwürdigkeit. Ziel der archivischen Bewertung ist nicht nur die Schonung von Raum- und Personalressourcen, sondern vor allem die Informationsverdichtung. Es entstehen zu einem Anlass immer mehr Fotos, die deswegen aber nicht mehr Information festhalten und schon gar nicht automatisch ausreichend mit Metadaten versehen sind. Eine hundertprozentige Überlieferung und ausführliche bildliche Dokumentation ist weder leistbar noch sinnvoll. An drei praktischen Beispielen möchte ich das verdeutlichen:

  • Best. M, die analogen Großformataufnahmen der Fotoabteilung
  • die Dia-Sammlung
  • aktuelle Digitalfotos der städtischen Internetredaktion

1. Der Bestand M – Großformataufnamen der Fotoabteilung

Dieser Bestand umfasst zur Zeit 32.560 vergebene Negativnummern, wobei einige davon mehrere Bilder mit Unternummern enthalten. Insgesamt sind es etwa 34.000 Negative, hauptsächlich Planfilme in verschiedenen Größen, aber auch Glasplatten und Positive. Sie sind im Rahmen der Tätigkeit der städtischen Fotoabteilung in Museum und Archiv zwischen 1945 und 2007 entstanden, daher sind sowohl originale Aufnahmen als auch Reproduktionen von Fotos und anderen Vorlagen vorhanden. 39 lfdm Magazinfläche sind belegt. Momentan ist der Bestand über die analogen Kataloge der Fotoabteilung mit ergänzenden handschriftlichen Listen recherchierbar.

Während der nun vorgenommenen Digitalisierung, Neuverpackung und fachgerechten Verzeichnung in der Archivdatenbank werden die Fotos bewertet, wobei die Glasplatten aufgrund des Alters und der vergleichsweise Seltenheit grundsätzlich übernommen werden. Insgesamt gilt, dass alle Bilder vor 1945 äußerst zurückhaltend bewertet werden. Bedingt durch unsere Ausgangslage ist eine Bewertung überwiegend sinnvoll ab den 1950er Jahren. Duplikate und Reproduktionen von Archivalien und Bildtafeln in verschiedenen Büchern, die häufig im Auftrag angefertigt wurden, dagegen werden, sofern die Vorlage noch vorhanden ist, grundsätzlich vernichtet. Weitere Kasssationsentscheidungen, die allerdings in diesem Bestand eher weniger zu erwarten sind, werden sich nach dem allgemeinen Kriterienkatalog des Fotoarchivs richten, der anhand der aktuellen Literatur entwickelt wurde.

Ein ausführliches Kassandaprotokoll, das neben der Negativnummer Angaben zu Ausführung und Bemerkungen enthält, gibt Auskunft über den Grund der Entscheidung. So wird am Ende nicht nur nachvollziehbar sein, wie viele Fotos aus welchen Gründen ausgesondert wurden, sondern auch, was diese gezeigt haben. 2116 Datensätze mit 2341 Digitalisaten wurden bislang angelegt, 820 Einheiten mit insgesamt 1230 Negativen kassiert. Die Kassationsquote beläuft sich also auf rund 34%, Tendenz steigend. Die Erfahrung zeigt, dass eine Bewertung von Einzelbildern wie im vorliegenden Fall neben den Verzeichnungsarbeiten sinnvoll geleistet werden kann. Bisher war noch keine Bewertungsentscheidung bei inhaltlich eigenständigen, also originalen Aufnahmen notwendig, und trotzdem konnte der Bestand um ein Drittel komprimiert werden, wie gesagt, Tendenz steigend.

2. Die Dia-Sammlung

Die Diasammlung ist einer der wenigen Pertinenzbestände und abgesehen von einer einigermaßen übersichtlichen Sortierung in Holzschubfächern nach der allgemeinen Klassifikation des Fotoarchivs nicht erschlossen. Wenn überhaupt sind weitere Angaben nur auf den Diarahmen selbst zu finden. Die Sammlung ist nach bisherigem Erkenntnisstand aus verschiedenen Teilen zusammengeführt, deren Ursprung eine Art Diathek im Museum der Stadt gewesen sein dürfte. Diese wurde durch eigene Aufnahmen auf Diafilm, identische Duplikate, Reproduktionen und fremde Übernahmen bis 2003 stetig erweitert. Ein Teil kam aus dem Fotografenhaus Füller, dessen zweiter Geschäftszweig neben dem Fotografieren das hauseigene Kino mit Lichtbildprojektion war.

Auch dieser Bestand wird archivgerecht verpackt und verzeichnet, wobei parallel dazu die Bewertung vorgenommen wird. Eine Digitalisierung ist aufgrund der leichteren Handhabbarkeit von Dias im Vergleich zu Negativen zum Schluss der Erschließung geplant. Die größeren Glasdias werden nicht kassiert, auch wenn es sich bislang nur um Reproduktionen vorhandener Negative handelt, sondern von den Originalen separiert und mit der entsprechenden Negativnummer versehen. Reproduktionen, Dubletten und die zahlreichen Quasi-Dubletten, also zwar nicht identische, aber fast gleiche Aufnahmen ohne inhaltliche Mehraussage, werden kassiert. Diaserien, die als Massenware von verschiedenen Verlagen hergestellt wurden und weder in Worms entstanden sind noch die Stadt betreffen, werden dem Bildarchiv Foto Marburg, Serien der Firma „Projektion für Alle“ dem Bundesarchiv angeboten. Die ausgesonderten Dias werden detailliert in einer Anbietungsliste erfasst, die der Dokumentation des Bestandes hinzugefügt wird, sodass die Entscheidungen transparent und nachvollziehbar bleiben.

Schätzungsweise umfasst der Bestand ca. 24.000 Dias, etwa 3200 davon wurden bisher verzeichnet. Die Kassationsquote beträgt bei einem Bearbeitungsstand von etwa 40% ca. zwei Drittel, also 66%. Das während der Arbeiten angelegte ausführliche Kassationsprotokoll fiel leider einem Servercrash zum Opfer, der aus der Erinnerung rekonstruierte Zwischenstand musste notgedrungen zusammengefasst werden.

3. Zukünftige Übernahme aktueller Digitalfotos, Beispiel aus der Internetredaktion

Beide genannten Fälle haben gemeinsam, dass es sich bereits um Archivbestände handelt, dass sie zumindest rudimentär schon vor Beginn der Arbeiten erschlossen waren und vor allem dass die hohen Kassationsquoten nur wenige Eingriffe inhaltlicher Art bedeuteten – zur Erinnerung: Hauptsächlich wurden Reproduktionen, Dubletten und Quasi-Dubletten sowie nicht zugehörige Bestandsteile ausgesondert. Nun möchte ich anhand von Fotos der Internetredaktion ein Beispiel für eine zukünftige Übernahme zeigen, das verdeutlichen soll, dass in Zeiten digitaler Fotografie auch im Rahmen der städtischen Verwaltung eine strikte Bewertung und Löschung nicht archivwürdiger Fotos unumgänglich ist. Schon im Vorfeld sollte gerade mit Produzenten von Bildern, die nicht im Aktenzusammenhang stehen, der Kontakt gesucht werden, um die Anreicherung der Fotos mit Metadaten und die Durchführung einer Vorauswahl anzuregen und abzusprechen.

Der Jahresempfang der Stadt Worms findet alljährlich im Juni im Herrnsheimer Schlosspark statt, dabei ist stets mehr als ein Fotograf anwesend. In diesem Jahr hat unter anderem jemand von der städtischen Internetredaktion im Verlauf von ca. zwei Stunden Aufnahmen gemacht. 199 Fotos im JPG-Format mit einer Gesamtgröße von knapp einem Gigabyte sind im Bilderordner „Jahresempfang 2014“ gelandet.  Bezeichnet sind sie mit „DSC“, der von der Nikon-Kamera vergebenen laufenden Nummer. Der Ordnername und die mageren technischen Metadaten sind alle Informationen, die im Falle eine Übernahme zusammen mit den Fotos dem Bearbeiter im Archiv vorliegen werden. Ein rascher Blick in die Wormser Zeitung vom 30. Juni 2014 verrät immerhin noch, dass zwei Personen mit dem Ehrenring der Stadt geehrt wurden, dass Oberbürgermeister Michael Kissel die Festrede hielt und dass einige bekannte Festspielstars unter den Gästen waren. Alles weitere müsste der Bearbeiter entweder bereits wissen oder mühsam recherchieren, inklusive den Namen des Fotografen.

So viel zu den Metadaten. Inhaltlich decken die 199 Fotos vier Bereiche ab: Gäste, Festzelte und Gäste im Schlosspark, Musikanten und Verleihung der Ehrenringe mit Eintragung ins Goldene Buch. Die Übersicht schon macht deutlich, dass der Fotograf die Chance der Digitalfotografie nutzte und mehrfach hintereinander Fotos der gleichen Szene aufnahm, um hinterher die besten auszusuchen. Das tat man dann auch – das allerdings ist nicht als selbstverständlich vorauszusetzen – und speicherte einen Teil im Unterverzeichnis „Internet“. 34 Fotos haben es in die engere Wahl geschafft, was, würde die archivische Bewertungsentscheidung ebenso getroffen, einer Kassationsquote von fast 83 % entspricht. Die vier Bereiche sind nach wie vor zu finden, ein Informationsverlust  ist kaum zu befürchten. Schon der Fotograf hatte nicht das Ziel, alle Gäste aufs Bild zu bekommen, sondern die Veranstaltung allgemein zu dokumentieren. Zudem liegen ergänzend schriftliche Unterlagen vor, wie der erwähnte Zeitungsartikel.

Das gezeigte Beispiel ist nur eines von vielen und noch dazu mit vergleichsweise wenigen gespeicherten Bildern. Es macht pars pro toto die zentralen Schwierigkeiten deutlich, vor denen wir früher oder später – in Anbetracht der kurzen Halbwertszeit im digitalen Zeitalter eher früher – stehen werden, wenn digitales Bildmaterial übernommen wird: lückenhafte Metadaten, Serienbilder ohne inhaltlichen Mehrwert und eine Masse, die an eine Einzelbildverzeichnung nicht denken lässt. Hier auf eine Bewertung und Verzeichnung zu verzichten, würde die Probleme nur nach hinten schieben und nicht lösen. Im Gegenteil: Jedes Jahr entstehen immer mehr Fotos. Der Rechercheaufwand in diesen Mengen ist selbst mit einer grundlegenden Ordnung hoch, die Qualität der Fotos sehr unterschiedlich, von zu geringer Auflösung bis verwackelter Aufnahme.

Und das betrifft nur die Aufnahmetätigkeit innerhalb der Stadtverwaltung. Wie eingangs gesagt, werden uns oft auch Bilder von Benutzern angeboten. Um eine bildliche Überlieferung sicherzustellen ohne den Überblick zu verlieren, sind Übernahmen von reinem Fotomaterial aber grundsätzlich auf die Stadtverwaltung und die geschlossenen Bestände professioneller Fotografen beschränkt. Auch die Anbietung einzelner älterer Fotos wird kritisch geprüft und eine Übernahme insbesondere davon abhängig gemacht, wie viele Informationen zu dem Bild vorliegen.

Fazit

Archive sind keine Bildagenturen und keine Dokumentationszentren, weder ist es ihre Aufgabe, alle Fotos zu erhalten, noch können sie das ansatzweise leisten. Sie sind auch keine Bilderhalden, in denen zukünftige Nutzer erstmal wühlen müssen, bevor sie etwas Verwertbares finden. Ein wesentlicher Bestandteil der archivischen Tätigkeit ist die Bewertung, die Entscheidung, was bewahrt wird und was eben nicht. Jedes Foto kostet Geld und jedes Foto zuviel kostet mehr, den Bestand zu bewahren und nutzbar zu machen. Auch die Entscheidung, welche Bildbestände man ins Haus holt, sollte wohl überlegt sein. Eine wichtige Aufgabe der Überlieferungsbildung ist die Informationsverdichtung, das gilt ebenso für Fotos wie für alle anderen Archivaliengattungen – manchmal sogar noch mehr.

Selbstverständlich ist eine Dokumentation der Entscheidungen mit der nötigen professionellen Sorgfalt und Transparenz notwendig, um die Prozesse nachvollziehbar zu machen. Ebenso sollte ein allgemeiner Kriterienkatalog aufgestellt werden, der im Vorfeld und während der Bearbeitung einzelner Bestände angepasst werden kann. Ausgenommen ganzer Konvolute ist eine Bewertung mit anschließender physischer Vernichtung am Ende während der Bearbeitung leistbar und sinnvoll. Schon mit vorsichtig angesetzten Kriterien wie Redundanzvermeidung und Qualitätssicherung werden hohe Kassationsquoten erreicht, wie unsere  bisherigen Erfahrungen zeigen. Informationsverluste konnten wir noch keine feststellen, im Gegenteil: Nur so ist es uns überhaupt möglich, die Bestände zu erschließen, ggf. zu digitalisieren und allgemein nutzbar zu machen.

Auch wenn es aus diffusen emotionalen Gründen in Bezug auf Fotos oft nicht leicht fällt und manchmal sogar mit Unbehagen verbunden ist: Haben Sie den Mut zur Lücke. Nicht jedes Bild ist es tatsächlich wert, bewahrt zu werden.